Thủ tục tố tụng trên môi trường điện tử tại Tòa án – Những quy định mới và những lưu ý quan trọng đối với người tham gia tố tụng

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội, hoạt động tư pháp cũng đang từng bước chuyển mình để đáp ứng yêu cầu cải cách, hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Đáp ứng yêu cầu đó, ngày 16/01/2026, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP quy định về thủ tục tố tụng trên môi trường điện tử tại Tòa án (có hiệu lực từ ngày 01/3/2026). Đây là văn bản pháp lý đầu tiên quy định tương đối toàn diện về trình tự, phương thức thực hiện các hoạt động tố tụng trên môi trường điện tử, từ việc đăng ký và sử dụng tài khoản điện tử, nộp đơn khởi kiện, giao nộp tài liệu, chứng cứ, gửi và nhận văn bản tố tụng đến việc thực hiện các giao dịch tố tụng khác thông qua Hệ thống thông tin của Tòa án.

I. Những quy định mới về thủ tục tố tụng trên môi trường điện tử tại Tòa án

1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thủ tục tố tụng trên môi trường điện tử

Thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy, mặc dù nhiều giao dịch đã được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số nhưng khi phát sinh tranh chấp, các chủ thể vẫn phải in tài liệu điện tử thành hồ sơ giấy để nộp cho Tòa án; việc trao đổi văn bản tố tụng chủ yếu được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính; nhiều thủ tục vẫn phụ thuộc vào phương thức hành chính truyền thống. Khoảng cách giữa quá trình số hóa trong hoạt động kinh doanh với phương thức tiến hành tố tụng đã làm phát sinh không ít khó khăn, kéo dài thời gian giải quyết vụ việc và làm gia tăng chi phí của người tham gia tố tụng.

Trong bối cảnh đó, việc Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP không chỉ nhằm bổ sung một văn bản hướng dẫn mới mà còn góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý cho quá trình chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp. Lần đầu tiên, toàn bộ quy trình thực hiện các giao dịch tố tụng trên môi trường điện tử được quy định tương đối đầy đủ, từ việc đăng ký tài khoản điện tử, xác thực chủ thể, gửi và nhận văn bản tố tụng, giao nộp tài liệu, chứng cứ cho đến việc xác định thời điểm phát sinh giao dịch điện tử và trách nhiệm của các chủ thể tham gia tố tụng.

Từ góc độ lập pháp, đây là bước chuyển quan trọng. Nếu Luật Giao dịch điện tử năm 2023 khẳng định dữ liệu điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử thì Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP đã cụ thể hóa nguyên tắc này trong lĩnh vực tố tụng, tạo cơ chế để dữ liệu điện tử được tiếp nhận, trao đổi và sử dụng trong quá trình giải quyết vụ việc tại Tòa án. Nói cách khác, Nghị quyết đã góp phần kết nối giữa pháp luật về giao dịch điện tử với pháp luật tố tụng, bảo đảm tính thống nhất của hệ thống pháp luật trong điều kiện chuyển đổi số.

2. Những điểm mới trong việc thực hiện thủ tục tố tụng trên môi trường điện tử

Trên cơ sở hành lang pháp lý được thiết lập, Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP đã mở rộng đáng kể phạm vi các hoạt động tố tụng có thể được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin của Tòa án. So với phương thức truyền thống, đây không chỉ là sự thay đổi về hình thức giao dịch mà còn là sự thay đổi trong cách thức tổ chức và quản lý toàn bộ quá trình tố tụng.

Một trong những điểm mới nổi bật là việc người tham gia tố tụng có thể sử dụng tài khoản điện tử để thực hiện nhiều giao dịch với Tòa án như nộp đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, gửi tài liệu, chứng cứ, nhận văn bản tố tụng và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Việc tập trung các hoạt động này trên một hệ thống điện tử thống nhất giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế chi phí đi lại, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quá trình giải quyết vụ việc.

Tuy nhiên, tài khoản điện tử không đơn thuần là công cụ hỗ trợ giao dịch. Trong môi trường tố tụng số, tài khoản điện tử còn là căn cứ để xác định chủ thể thực hiện giao dịch, ghi nhận thời điểm phát sinh giao dịch và xác lập trách nhiệm pháp lý của người tham gia tố tụng. Vì vậy, việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản điện tử cần được nhìn nhận như một nghĩa vụ pháp lý, đặc biệt đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có nhiều cá nhân cùng tham gia xử lý công việc.

Một điểm mới có ý nghĩa thực tiễn rất lớn là cơ chế giao nộp tài liệu, chứng cứ bằng phương thức điện tử. Trong các tranh chấp hiện nay, chứng cứ không còn giới hạn ở hợp đồng giấy hay chứng từ truyền thống mà ngày càng được hình thành từ thư điện tử, dữ liệu hệ thống, nhật ký giao dịch, chữ ký số, tin nhắn hoặc dữ liệu lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Việc pháp luật cho phép giao nộp các dữ liệu này thông qua Hệ thống thông tin của Tòa án tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người tham gia tố tụng, đồng thời phản ánh đúng thực tiễn của các giao dịch hiện đại.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và giá trị chứng minh của dữ liệu điện tử. Việc pháp luật công nhận dữ liệu điện tử không đồng nghĩa với việc mọi dữ liệu điện tử đều mặc nhiên trở thành chứng cứ có giá trị. Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, chứng cứ phải bảo đảm tính hợp pháp, tính liên quan và giá trị chứng minh đối với vụ việc. Do đó, đối với dữ liệu điện tử, Tòa án vẫn phải xem xét nguồn gốc hình thành, tính toàn vẹn, khả năng xác thực và mối liên hệ của dữ liệu với các tình tiết cần chứng minh trước khi đánh giá giá trị của chứng cứ.

Thực tiễn cho thấy, không ít doanh nghiệp chỉ lưu giữ bản PDF hoặc bản in của thư điện tử mà không bảo quản dữ liệu gốc, nhật ký gửi nhận hoặc các thông tin kỹ thuật liên quan. Khi xảy ra tranh chấp và bên còn lại phủ nhận nội dung giao dịch, việc chứng minh tính xác thực của tài liệu có thể gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, cùng với việc mở rộng khả năng sử dụng dữ liệu điện tử trong tố tụng, yêu cầu về quản trị và lưu trữ dữ liệu cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, việc xác định thời điểm gửi và thời điểm nhận dữ liệu điện tử cũng đáng được lưu tâm. Đây là cơ sở quan trọng để xác định việc người tham gia tố tụng đã thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ của mình đúng thời hạn hay chưa. Trong tố tụng dân sự, nhiều quyền tố tụng như kháng cáo, khiếu nại, giao nộp chứng cứ hoặc thực hiện yêu cầu của Tòa án đều gắn với những thời hạn nghiêm ngặt. Do đó, việc pháp luật quy định rõ cơ chế xác định thời điểm gửi và nhận dữ liệu điện tử không chỉ góp phần hạn chế tranh chấp về thủ tục mà còn bảo đảm tính minh bạch và an toàn pháp lý cho các bên tham gia tố tụng.

II. Những lưu ý quan trọng đối với người tham gia tố tụng

Việc Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP cho phép thực hiện nhiều hoạt động tố tụng trên môi trường điện tử không đồng nghĩa với việc các chủ thể tham gia tố tụng chỉ cần thay đổi phương thức gửi và nhận hồ sơ. Trên thực tế, tố tụng điện tử đặt ra những yêu cầu hoàn toàn mới về quản trị thông tin, quản lý dữ liệu và tổ chức thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng. Nếu không kịp thời thích ứng, những lợi ích mà phương thức tố tụng điện tử mang lại có thể bị triệt tiêu bởi chính những sai sót trong quá trình sử dụng.

1. Chủ động thích ứng với phương thức tố tụng điện tử

Một trong những thay đổi lớn nhất của tố tụng điện tử là việc chuyển từ cơ chế giao dịch trực tiếp sang cơ chế giao dịch thông qua Hệ thống thông tin của Tòa án. Điều này đòi hỏi người tham gia tố tụng phải thay đổi thói quen làm việc vốn đã tồn tại trong nhiều năm.

Trước đây, nhiều đương sự thường có tâm lý chờ nhận văn bản giấy hoặc thông báo trực tiếp từ Tòa án để thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng. Tuy nhiên, khi đã đăng ký tham gia tố tụng bằng phương thức điện tử, việc thường xuyên kiểm tra tài khoản điện tử, theo dõi các thông báo của Tòa án và kịp thời phản hồi các yêu cầu tố tụng trở thành trách nhiệm của chính người tham gia tố tụng. Việc không kiểm tra tài khoản trong thời gian dài hoặc không cập nhật các thông báo của hệ thống có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn thực hiện quyền tố tụng. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Đối với doanh nghiệp, việc quản lý tài khoản điện tử càng cần được quan tâm hơn bởi trong thực tế, nhiều doanh nghiệp giao cho nhiều cá nhân cùng sử dụng hoặc quản lý các tài khoản phục vụ hoạt động pháp lý. Nếu không có cơ chế phân quyền rõ ràng, việc thay đổi nhân sự hoặc bàn giao công việc không đầy đủ có thể dẫn đến tình trạng bỏ sót thông báo của Tòa án, làm phát sinh những rủi ro không đáng có trong quá trình giải quyết vụ việc.

Doanh nghiệp nên ban hành quy trình nội bộ về quản lý tài khoản tố tụng điện tử, trong đó quy định rõ người chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản, cơ chế phân quyền truy cập, quy trình xử lý khi nhận được thông báo từ Tòa án và trách nhiệm lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch điện tử. Đây là giải pháp đơn giản nhưng có ý nghĩa quan trọng trong việc hạn chế các sai sót về thủ tục.

2. Quản lý dữ liệu điện tử và kiểm soát thời hạn tố tụng

Một trong những nội dung có tác động lớn nhất của tố tụng điện tử là việc dữ liệu điện tử ngày càng trở thành nguồn chứng cứ chủ yếu trong các vụ án dân sự, kinh doanh và thương mại. Điều này đồng nghĩa với việc phương thức quản lý chứng cứ của cá nhân và doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo.

Qua thực tiễn tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp, có thể nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì thói quen chỉ lưu giữ bản PDF hoặc bản in của hợp đồng, email, tin nhắn mà chưa quan tâm đến việc bảo quản dữ liệu gốc hoặc thông tin kỹ thuật liên quan. Trong khi đó, khi xảy ra tranh chấp, Tòa án có thể xem xét nhiều yếu tố để đánh giá giá trị chứng minh của dữ liệu điện tử như nguồn gốc hình thành, tính toàn vẹn của dữ liệu, khả năng truy xuất, thông tin về thời điểm tạo lập hoặc quá trình truyền gửi dữ liệu. Nếu các dữ liệu này không còn được lưu giữ đầy đủ, việc chứng minh sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong trường hợp bên còn lại phủ nhận giao dịch hoặc cho rằng dữ liệu đã bị sửa đổi.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử mà cần xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu có khả năng bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy xuất và đối chiếu khi phát sinh tranh chấp. Việc lưu giữ nhật ký giao dịch, dữ liệu máy chủ, thông tin xác thực chữ ký số hoặc các thông tin kỹ thuật khác trong nhiều trường hợp có giá trị không kém chính nội dung của tài liệu điện tử.

Bên cạnh việc quản lý dữ liệu, việc kiểm soát thời hạn tố tụng cũng cần được đặc biệt chú trọng. Khi các văn bản tố tụng được gửi thông qua Hệ thống thông tin của Tòa án, việc xác định thời điểm gửi và thời điểm nhận dữ liệu điện tử sẽ là căn cứ để tính nhiều thời hạn tố tụng quan trọng như thời hạn sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện, giao nộp chứng cứ, kháng cáo, khiếu nại hoặc thực hiện các yêu cầu khác của Tòa án. Vì vậy, người tham gia tố tụng cần chủ động lưu giữ các thông báo xác nhận giao dịch điện tử, đồng thời xây dựng cơ chế theo dõi các mốc thời gian quan trọng để tránh bỏ lỡ thời hạn theo quy định của pháp luật.

3. Chuẩn bị cho mô hình tố tụng số

Sự phát triển của tố tụng điện tử cho thấy hoạt động quản trị pháp lý của doanh nghiệp cũng cần được chuyển đổi theo hướng số hóa. Nếu trước đây việc chuẩn bị hồ sơ thường chỉ được thực hiện khi tranh chấp đã phát sinh thì trong môi trường số, việc quản lý dữ liệu và chứng cứ cần được thực hiện ngay từ khi giao kết và thực hiện giao dịch.

Từ góc độ quản trị rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ dữ liệu điện tử thống nhất, chuẩn hóa việc sử dụng chữ ký số, phân quyền quản lý tài khoản điện tử và thiết lập cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ. Đồng thời, bộ phận pháp chế, công nghệ thông tin và các đơn vị chuyên môn cần có sự phối hợp chặt chẽ nhằm bảo đảm các dữ liệu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng có thể được sử dụng làm chứng cứ khi phát sinh tranh chấp.

Có thể thấy, tố tụng điện tử không chỉ là sự thay đổi về phương thức giao dịch giữa Tòa án và người tham gia tố tụng mà còn tạo ra yêu cầu mới đối với công tác quản trị pháp lý của doanh nghiệp. Trong bối cảnh dữ liệu trở thành tài sản quan trọng và là nguồn chứng cứ phổ biến trong hoạt động xét xử, doanh nghiệp có hệ thống quản trị dữ liệu càng hoàn thiện thì càng có lợi thế trong việc chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp của mình trước Tòa án.

Kết luận

Việc ban hành Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về tố tụng trên môi trường điện tử tại Việt Nam. Không chỉ tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động của Tòa án, Nghị quyết còn góp phần hiện thực hóa chủ trương chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp, hướng tới xây dựng nền tư pháp hiện đại, minh bạch và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận rằng chuyển đổi số trong hoạt động tố tụng không đơn thuần là việc thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử hay chuyển các giao dịch từ hình thức trực tiếp sang trực tuyến. Giá trị cốt lõi của mô hình tố tụng điện tử nằm ở việc thay đổi phương thức tổ chức, quản lý và khai thác thông tin trong toàn bộ quá trình giải quyết vụ việc. Khi dữ liệu điện tử ngày càng trở thành nguồn chứng cứ phổ biến, yêu cầu về quản trị dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin và kiểm soát các giao dịch điện tử sẽ trở thành một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản trị pháp lý.

Đối với cá nhân, việc chủ động tìm hiểu và tuân thủ các quy định mới sẽ giúp bảo đảm việc thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ tố tụng, đồng thời hạn chế những rủi ro phát sinh từ việc sử dụng phương thức giao dịch điện tử. Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng cơ chế quản lý dữ liệu, chuẩn hóa quy trình lưu trữ chứng cứ điện tử, kiểm soát việc sử dụng tài khoản điện tử và nâng cao năng lực của đội ngũ pháp chế không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu của pháp luật tố tụng mà còn là một giải pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra trên mọi lĩnh vực của hoạt động kinh doanh.

Có thể dự báo rằng, cùng với quá trình hoàn thiện pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu điện tử và tư pháp số, phạm vi áp dụng tố tụng điện tử sẽ tiếp tục được mở rộng trong thời gian tới. Chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp là xu hướng không thể đảo ngược. Trong bối cảnh đó, lợi thế của mỗi cá nhân, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết tranh chấp sẽ không chỉ phụ thuộc vào lập luận pháp lý hay kỹ năng tranh tụng mà còn phụ thuộc vào khả năng quản trị dữ liệu, chứng cứ và kiểm soát thời hạn tố tụng ngay từ trước khi tranh chấp phát sinh. Vì vậy, việc chủ động chuẩn bị cho mô hình tố tụng số không còn là một lựa chọn mang tính khuyến nghị mà đã trở thành yêu cầu tất yếu trong năng lực quản trị pháp lý của cá nhân, doanh nghiệp và người hành nghề luật trong kỷ nguyên tư pháp số.

Trong trường hợp cần tư vấn pháp lý chuyên sâu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Luật sư Tư vấn – Tranh tụng: Nguyễn Thị Hoa

• – Email: info@bizlawyer.vn
• – Điện thoại: 086.885.1900

Trân trọng./.