Khi nào doanh nghiệp được gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
Việc gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên là giải pháp pháp lý cho phép công ty cổ phần lùi thời điểm tổ chức cuộc họp bắt buộc hằng năm khi có lý do chính đáng. Vậy pháp luật quy định thế nào về điều kiện, thẩm quyền và thời hạn gia hạn? Bài viết dưới đây phân tích chi tiết theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020.
Đại hội đồng cổ đông thường niên là cuộc họp mang tính bắt buộc và đặc biệt quan trọng trong công ty cổ phần. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ thảo luận và thông qua nhiều vấn đề quan trọng của doanh nghiệp trong năm tài chính, cụ thể như kế hoạch kinh doanh hằng năm, báo cáo tài chính hằng năm, phân chia cổ tức đối với từng loại cổ phần hay thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Việc tổ chức cuộc họp đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp mà còn là cơ sở bảo đảm quyền tham gia kiểm soát, điều hành của cổ đông, nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm của các cấp quản lý trong hoạt động quản trị công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả doanh nghiệp đều tuân thủ đúng quy định về thời gian tổ chức cuộc họp do xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan khác nhau. Vậy, trong trường hợp nào thì doanh nghiệp sẽ được gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên?
Theo quy định khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Đại hội đồng cổ đông thường niên phải họp mỗi năm một lần. Cuộc họp phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp cũng tạo điều kiện khi cho phép doanh nghiệp được gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác, thời gian gia hạn tổ chức họp không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Để được gia hạn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, doanh nghiệp phải có lý do gia hạn thật sự cần thiết và có quyết định của Hội đồng quản trị. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không được tự ý quyết định kéo dài thời gian tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên mà phải thông qua Hội đồng quản trị – cơ quan có thẩm quyền quản lý và triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Điều quan trọng nhất đối với việc gia hạn thời gian tổ chức họp là lý do gia hạn. Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định cụ thể thế nào là “trường hợp thật sự cần thiết” được gia hạn, cũng không liệt kê các trường hợp được phép gia hạn. Thay vào đó, pháp luật hiện hành trao cho Hội đồng quản trị tự xem xét, xác định các yếu tố, nguyên nhân và đối chiếu tình hình thực tế của chính doanh nghiệp để quyết định sự cần thiết của việc gia hạn.
Trên thực tế cho thấy, một số doanh nghiệp đã áp dụng và gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Các lý do gia hạn được Hội đồng quản trị xác định là “cần thiết” như: cần thêm thời gian để chuẩn bị, rà soát tài liệu cuộc họp, phát sinh sự kiện bất khả kháng, doanh nghiệp đang trong thời gian tái cơ cấu, tổ chức lại doanh nghiệp hoặc có những thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, nhân sự. Đa số các trường hợp gia hạn đều nhằm mục tiêu bảo đảm cuộc họp được chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định để cổ đông có thể thực hiện quyền của mình một cách hiệu quả và minh bạch.
Việc pháp luật không quy định cụ thể định nghĩa “cần thiết” cũng tạo ra sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng pháp luật. Điều này xuất phát từ tính đặc thù, cơ cấu tổ chức, điều kiện quản trị và thực tế của mỗi doanh nghiệp. Việc không quy định các trường hợp được gia hạn cũng góp phần giúp doanh nghiệp có điều kiện chủ động xử lý những khó khăn phát sinh, tạo sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp, chỉ cần đảm bảo việc gia hạn là thực sự cần thiết và việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được thực hiện đúng mục đích, chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, quy định theo hướng mở này cũng đặt ra yêu cầu khó khăn cho Hội đồng quản trị khi phải cân nhắc, đánh giá kỹ lưỡng, đảm bảo lý do thật sự chính đáng, cần thiết, khách quan để thuyết phục được các cổ đông, tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông. Do đó, việc xem xét lý do gia hạn rất quan trọng, nếu việc gia hạn không có căn cứ hợp lý hoặc bị lạm dụng, không chỉ làm ảnh hưởng đến tính minh bạch trong hoạt động quản trị mà còn có nguy cơ phát sinh tranh chấp giữa cổ đông và Hội đồng quản trị, cũng như làm giảm niềm tin của cổ đông đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Quy định về gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên đã tạo thuận lợi cho doanh nghiệp được chủ động hơn trong công tác chuẩn bị, tổ chức cuộc họp khi phát sinh những khó khăn, vướng mắc khách quan. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục tổ chức họp và đưa ra lý do gia hạn thật sự cần thiết. Việc áp dụng quy định này đúng mục đích sẽ nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp, tăng cường tính minh bạch và gia tăng niềm tin của cổ đông cho cấp quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Trong trường hợp cần hỗ trợ chuyên sâu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Luật sư tư vấn: Trần Thị Mỹ Duyên
- – Email: info@bizlawyer.vn
- – Điện thoại: 086.885.1900
Trân trọng./.
