Doanh nghiệp bị khám xét, thu giữ tài liệu: cần làm gì trong 24 giờ đầu tiên?

Khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành khám xét trụ sở hoặc thu giữ tài liệu của doanh nghiệp, thông thường, chủ sở hữu, các cấp quản lý có tâm lý hoang mang, lo lắng là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, chính những quyết định được đưa ra trong 24 giờ đầu tiên thường có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình điều tra, hoạt động kinh doanh cũng như khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp sau này.

Không ít doanh nghiệp vì thiếu hiểu biết pháp luật hoặc xử lý theo cảm tính đã vô tình từ bỏ các quyền hợp pháp của mình, làm phát sinh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc bị khám xét, thu giữ tài liệu không đồng nghĩa với việc đã bị kết luận vi phạm pháp luật. Khám xét và thu giữ là những hoạt động tố tụng có thể được thực hiện khi đáp ứng các căn cứ, điều kiện và trình tự do Bộ luật Tố tụng hình sự quy định. Bài viết dưới đây phân tích những việc doanh nghiệp nên thực hiện ngay sau khi bị khám xét hoặc thu giữ tài liệu nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động kinh doanh được duy trì ổn định.

1. Bình tĩnh và xác minh căn cứ của việc khám xét

Doanh nghiệp nên ghi nhận và kiểm tra các thông tin cơ bản liên quan đến hoạt động tố tụng của người thi hành công vụ, bao gồm:

• – Quyết định khám xét hoặc quyết định thu giữ theo quy định của pháp luật;
• – Thẻ ngành hoặc giấy tờ chứng minh tư cách người thi hành công vụ;
• – Văn bản thể hiện căn cứ pháp lý của việc khám xét trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
• – Cơ quan ban hành quyết định;
• – Người ký quyết định có đúng thẩm quyền hay không;
• – Địa điểm, phạm vi khám xét;
• – Thời gian thực hiện;
• – Đối tượng, tài liệu, đồ vật hoặc dữ liệu bị khám xét hoặc tài sản bị thu giữ.

Việc kiểm tra này không nhằm cản trở hoạt động của cơ quan tiến hành tố tụng, mà nhằm bảo đảm mọi hoạt động được thực hiện đúng trình tự, thủ tục pháp luật.

2. Cử người đại diện làm việc với cơ quan có thẩm quyền

Trong quá trình khám xét, doanh nghiệp nên chỉ định một đầu mối phù hợp (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền) để phối hợp làm việc với cơ quan có thẩm quyền. Việc này giúp doanh nghiệp:

• – Hạn chế tình trạng nhân viên đưa ra các thông tin mâu thuẫn;
• – Đảm bảo việc cung cấp thông tin được kiểm soát;
• – Hạn chế rủi ro phát sinh từ các phát ngôn thiếu chính xác;
• – Kiểm soát việc tiếp nhận và bàn giao tài liệu

Đối với nhân viên, doanh nghiệp cũng nên yêu cầu nhân viên không tự ý giải thích, suy đoán hoặc cung cấp thông tin không chính xác. Khi được yêu cầu làm việc, nhân viên cần phối hợp trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời chỉ ký xác nhận các nội dung mình biết rõ.

3. Mời luật sư tham gia ngay từ giai đoạn đầu

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chỉ tìm đến luật sư khi vụ việc đã diễn biến phức tạp. Trên thực tế, luật sư có thể hỗ trợ doanh nghiệp ngay từ thời điểm đầu bằng cách:

• – Kiểm tra tính hợp pháp của trình tự, thủ tục khám xét;
• – Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ;
• – Kiểm tra nội dung biên bản khám xét, biên bản thu giữ hoặc các tài liệu có liên quan;
• – Đưa ra ý kiến pháp lý nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm thủ tục;
• – Hỗ trợ ghi nhận các ý kiến của doanh nghiệp vào biên bản;
• – Hạn chế những rủi ro phát sinh trong các buổi làm việc tiếp theo.

Việc có luật sư đồng hành từ sớm thường giúp doanh nghiệp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh tranh chấp hoặc sai sót về thủ tục.

4. Kiểm kê đầy đủ tài liệu và tài sản bị thu giữ

Đối với tài liệu, đồ vật được tạm giữ trong quá trình khám xét hoặc phương tiện điện tử, dữ liệu điện tử bị thu giữ, doanh nghiệp cần yêu cầu lập biên bản ghi nhận chi tiết đối với từng tài liệu, hồ sơ, thiết bị hoặc dữ liệu điện tử bị thu giữ.

Biên bản nên thể hiện rõ các thông tin như:

• – Tên tài liệu hoặc loại tài liệu;
• – Số lượng;
• – Đặc điểm nhận dạng;
• – Tình trạng tài liệu, đồ vật;
• – Thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ;
• – Thời điểm thu giữ.

Doanh nghiệp cần đọc kỹ biên bản trước khi ký. Nếu có nội dung mô tả không đầy đủ hoặc không chính xác, doanh nghiệp nên đề nghị ghi nhận ý kiến ngay trong biên bản. Việc lưu giữ bản sao biên bản là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi nếu sau này phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

5. Chủ động bảo vệ dữ liệu và hoạt động kinh doanh

Trong nhiều vụ việc, tài liệu bị thu giữ không chỉ liên quan đến vụ việc đang được xác minh mà còn bao gồm:

• – Hợp đồng với khách hàng;
• – Hồ sơ kế toán;
• – Dữ liệu nội bộ;
• – Bí mật kinh doanh;
• – Thông tin của khách hàng, đối tác;
• – Dữ liệu trên máy tính, điện thoại hoặc hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng đánh giá những hoạt động có thể bị gián đoạn và chuẩn bị phương án vận hành thay thế. Đặc biệt, doanh nghiệp và nhân viên không nên tự ý xóa, sửa, di chuyển, tiêu hủy hoặc can thiệp vào dữ liệu có khả năng liên quan.

6. Kiểm soát thông tin truyền thông

Ngay sau khi xảy ra việc khám xét, thông tin thường lan truyền rất nhanh trong nội bộ doanh nghiệp, đối tác và trên mạng xã hội. Do đó, doanh nghiệp nên:

• – Chỉ định đầu mối phát ngôn;
• – Không để nhân viên tự ý trả lời báo chí hoặc đăng tải thông tin chưa được kiểm chứng;
• – Chuẩn bị thông điệp thống nhất gửi tới khách hàng, đối tác nếu cần thiết.

Việc xử lý truyền thông thiếu kiểm soát có thể gây thiệt hại lớn hơn chính bản thân vụ việc pháp lý. Điều này không nhằm che giấu thông tin hoặc cản trở hoạt động của cơ quan có thẩm quyền, mà nhằm bảo đảm thông tin được cung cấp chính xác, thống nhất và phù hợp với nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.

7. Rà soát rủi ro pháp lý và xây dựng phương án pháp lý tiếp theo

Sau khi hoạt động khám xét, tạm giữ hoặc thu giữ kết thúc, doanh nghiệp nên phối hợp với luật sư để tiến hành các hoạt động như:

• – Đánh giá tính hợp pháp của toàn bộ quá trình khám xét;
• – Xác định những nghĩa vụ pháp lý có thể phát sinh;
• – Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các buổi làm việc tiếp theo;
• – Xây dựng chiến lược pháp lý phù hợp với từng giai đoạn của vụ việc.

Việc chủ động chuẩn bị từ sớm luôn giúp doanh nghiệp ở vị thế tốt hơn so với việc chỉ phản ứng khi sự việc đã diễn biến phức tạp.

Việc bị khám xét hoặc thu giữ tài liệu không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã vi phạm pháp luật. Đây là một hoạt động tố tụng được thực hiện nhằm phục vụ quá trình xác minh, điều tra theo quy định của pháp luật.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần bình tĩnh, hợp tác trong phạm vi pháp luật quy định. Đồng thời, chủ động sử dụng các quyền hợp pháp của mình để bảo vệ tài sản, dữ liệu, bí mật kinh doanh và quyền lợi của doanh nghiệp. Trong 24 giờ đầu tiên luôn là “giai đoạn vàng” để định hình chiến lược pháp lý. Một quyết định đúng ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý, hạn chế thiệt hại về tài chính, uy tín và bảo đảm hoạt động kinh doanh được duy trì ổn định.

Trong trường hợp cần hỗ trợ chuyên sâu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Luật sư Tư vấn – Tranh tụng: Hoàng Mạnh Dũng

• – Email: info@bizlawyer.vn
• – Điện thoại: 086.885.1900

Trân trọng./.